Dịch vụ tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng hay hội nghị tri ân khách hàng được diễn ra vào dịp cuối năm. Là dịp để doanh nghiệp bày tỏ, gửi lời tri ân sâu sắc đến khách hàng. Đối thoại, hay liên kết hay thăm dò ý kiến từ các khách mời, nhà đầu tư từ đó nhằm duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng trong tương lai. Bên cạnh đó còn giúp doanh nghiệp có thể gặp gỡ, giao lưu với đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền từ hội nghị này nhằm tăng cường mối quan hệ, xây dựng hình ảnh sản phẩm và giới thiệu sản phẩm cũng như khẳng định uy tín, thương hiệu của công ty, doanh nghiệp mình.

Vì thế để có thể tổ chức hội nghị tri ân khách hàng đúng nghĩa, bạn cần nắm rõ quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chi tiết nhất dưới đây.

Quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng thành công

1. Xác định mục đích tổ chức hội nghị khách hàng

Hội Nghị Tri Ân Khách Hàng là chương trình hoạt động thường niên của doanh nghiệp được tổ chức vào hằng năm. Chương trình là cầu nối giữa tập thể đội ngũ nhân viên doanh nghiệp với những khách hàng và đối tác đã đồng hành cùng doanh nghiệp suốt thời gian vừa qua. Để tri ân sự ủng hộ quý giá ấy, trong sự kiện này, doanh nghiệp cũng công bố kèm theo một số chương trình khuyến mãi đặc biệt hấp dẫn nhằm kích cầu thị trường mùa cuối năm cho các đại lý đã đồng hành cùng doanh nghiệp.

2. Lên số lượng khách mời tham dự hội nghị khách hàng

Đây là bước đầu tiên cũng không kém phần quan trọng quyết định sự thành công của hội nghị, bởi vì nếu doanh nghiệp lên số lượng khách mời chi tiết có thể giúp việc dự trù chi phí được chính xác hơn, lựa chọn địa điểm phù hợp hơn. Thành phần tham gia trong hội nghị tri ân khách hàng bao gồm những ai có trẻ em hay người lớn tuổi hay không, để có thể chuẩn bị quà hoặc những vật cần thiết điều hết sức quan trọng cho buổi lễ.

3. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng

Cần xây dựng kế hoạch kịch bản cho buổi tổ chức hội nghị tri ân khách hàng một cách chi tiết nhất, dựa trên ý tưởng độc đáo và sáng tạo nhưng vẫn phù hợp với đối tượng khách tham dự của doanh nghiệp. Nếu sự kiện thành công, hấp dẫn sẽ tạo dựng được nhiều mối quan hệ của doanh nghiệp với khách hàng, tạo nhiều ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách hàng dành cho doanh nghiệp bạn. Vì vậy bạn nên xác định rõ nội dung tổng thể, ý nghĩa muốn truyền tải trong buổi lễ là gì như:

- Đối tượng khách mời là ai, quy mô tổ chức

- Ý nghĩa mong muốn truyền tải đến khách mời

- Nguồn kinh phí như thế nào

- Chủ đề chương trình

- Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

- Thời gian tổ chức hội nghị khách hàng

- ...

4. Triển khai chường trình hội nghị khách hàng

Triển khai chương trình theo đúng kế hoạch đưa ra, nhằm tránh những rủi ro ngoài ý muốn xảy ra trong sự kiện hội nghị khách hàng. Các vấn đề cần được chú ý sau:

- Đón khách: thời gian rõ ràng, có lễ tân đứng chào mừng khách

- Hướng dẫn khách vào vị trí ngồi đã được sắp xếp như khu vực VIB hay khách tham dự bình thường

- Phát biểu nội dung trong buổi lễ ngắn gọn, nhằm đưa đến thông điệp dễ hiểu cho khách hàng

- Khai tiệc

- Biểu diễn văn nghệ hay các hoạt động giải trí nếu có

- Tiễn khách và tặng quà lưu niệm

Kịch bản, nội dung tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

1. Lựa chọn thời gian tổ chức

Doanh nghiệp tổ chức hội nghị nên lựa chọn vào ngày rơi vào những ngày cuối tuần bởi vì đây là lúc mọi người thảnh thơi, có nhiều thời gian hơn để đi dự hội nghị. Và lời khuyên dành cho các quý công ty, doanh nghiệp là nên tổ chức vào 15h chiều, đây được coi là khung “giờ vàng” thu hút được sự quan tâm của người tham dự.

2. Lựa chọn địa điểm tổ chức

Quý công ty, doanh nghiệp thường tổ chức chương trình hội nghị khách hàng ở các khách sạn lớn, trung tâm hội nghị, hay cũng có một số doanh nghiệp lựa chọn địa điểm ngoài trời. Và đặc biệt nên chọn địa điểm có nhiều người biết đến, giao thông thuận tiện giúp khách hàng dễ tìm đến. Cũng cần chú ý địa điểm tổ chức này phải có đủ không gian để chứa số lượng người tham dự hay không?

Tuy nhiên còn tùy vào mục đích của buổi hội nghị tri ân khách hàng của từng công ty, doanh nghiệp mà lựa chọn địa điểm cho phù hợp nhất. Nhưng vẫn đảm bảo trang thiết bị cần thiết cho buổi hội nghị diễn ra thành công và ấn tượng nhất.

3. Xây dựng kịch bản chương trình

Để có một hội nghị khách hàng thành công thì việc chuẩn bị kịch bản không thể sơ sài được, việc kịch bản không tốt có thể dẫn đến nhiều hệ lụy xấu cho buổi hội nghị của doanh nghiệp như: khách hàng cảm thấy buồn chán, không tập trung khiến buổi sự kiện trở nên không được suôn sẻ . Chính vì thế nội dung trong kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng phải được lên sẵn phần nào diễn trước phần nào diễn sau, điểm nhấn ở đâu nhằm tri ân khách hàng, gây ấn tượng và truyền đạt thông điệp cho khách hàng nắm bắt được.

4. Kế hoạch xây dựng, phân công, quản lý công việc

Ban tổ chức nên phân công rõ ràng từng nhiệm cho từng người, dự phòng các tình huống có thể xảy ra

- Nhiệm vụ giao rõ ràng cho từng người, phù hợp với chuyên môn và khả năng của người đó.

- Lên bảng kế hoạch hoạt động chi tiết và thường xuyên giám sát, kiểm tra.

- Lập tổ hoạt động chia thành nhóm nhỏ để thực hiện:

• Đối ngoại: Phụ trách giấy mời, gửi thư mời đến tay khách hàng.
• Hậu cần: Setup hội trường, chuẩn bị quà tặng, phương tiện giao thông.
• Lễ tân: Phụ trách tiếp đón khách, đưa khách vào hội trường, hướng dẫn ổn định chỗ ngồi cho khách hàng.

5. Gửi thư mời

Gửi thư mời là công việc dành cho nhóm đối ngoại nhưng trước khi gửi thư mời cần thống kê số lượng khách hàng cụ thể, bao gồm những ai tham dự. Thư mời cần được gửi trước sự kiện 07 ngày và trong nội dung cần ghi rõ nội dung, địa điểm chi tiết.

6. Những việc cần chuẩn bị trước khi chương trình diễn ra

Trang trí, xây dựng không gian khu vực tổ chức hội nghị khách hàng như:

• Vị trí cổng chào.
• Vị trí treo băng rôn khẩu hiệu chào mừng.
• Có thể đặt cây thẳng hàng tạo lối đi dễ dàng.
• Sản phẩm của công ty, doanh nghiệp được trưng bày ở nơi phù hợp.
• Logo, khẩu hiệu của công ty, doanh nghiệp được treo lên chính diện sân khấu.

Ngoài ra sẽ có các công việc khác chuẩn bị cho khách mời như quà tặng cho khách, máy ảnh, máy quay phim để ghi hình giới thiệu sản phẩm.

7. Kết thúc chương trình

Khi kết thúc chương trình, doanh nghiệp tiễn khách về và đừng quên chuẩn bị những món quà để tặng lưu niệm cho khách hàng. Những món quà có thể chọn như: sổ tay có in logo doanh nghiệp, bút bi hay ly, tách. Một trong những vật dụng sử dụng thường xuyên trong văn phòng.

Đan Nam với kinh nghiệm trong việc tổ chức hội nghị - tri ân khách hàng cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ chúng tôi đảm bảo sẽ mang đến cho doanh nghiệp bạn một buổi hội nghị khách hàng thành công ngoài mong đợi. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay báo giá tốt nhất thị trường nhé!

Công ty TNHH Thương Mại Đầu Tư Đan Nam

Website: http://dannamadv.vn - Hotline: 0913 998 248 - 028.66519.379

Địa chỉ: 59/8/18 Hồ Văn Long, Bình Hưng Hòa B, Bình Tân, TPHCM

Dịch vụ chính: Quảng cáo trên xe bus -taxi, quảng cáo xe grab — ô tô cá nhân, TVC-Phim tự giới , Thiết kế-in ấn, Even -radio, Quảng cáo trên truyền hình, Quảng cáo xe tải-thi công dán decal xe tải