TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Tổ chức sự kiện đã và đang khá hot trong giai đoạn hiện nay ở Việt Nam. Là một trong những hình thức quảng bá hình ảnh, sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu cho doanh nghiệp. Có cơ tiếp cận gần hơn với khách hang. Để hiểu rõ hơn về dịch vụ tổ chức sự kiện, hãy tham khảo theo bài viết dưới đây.
1. Tổ chức sự kiện nói chung
Có nhiều cách hiểu khác nhau. Trước tiên, chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu sự kiện là gì? để có thể hiểu về “SỰ KIỆN” và nghề “tổ chức sự kiện” một cách rõ ràng và chi tiết nhất.
1.1 Sự kiện là gì?
Theo từ điển của Việt Nam sự kiện là một sự việc đang xảy ra có ý nghĩa quan trọng trong đời sống và xã hội. Ví dụ như các chương trình thi hoa hậu Việt Nam, các cuộc thi về âm nhạc, các sự kiện về bóng đá, …
Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội như: sự kiện về kinh tế chính trị diễn ra trong năm, các biến động về giá điện, về khủng hoảng kinh tế toàn cầu, về chứng khoán,…
Hiện nay có rất nhiều những hoạt động từ lớn đến nhỏ cũng liên quan đến sự kiện. Nó không chỉ nói đến những sự kiện lớn mà còn những sự kiện nhỏ như: tổ chức sinh nhật, đám cưới, ngày kỷ niệm, … Các sự kiện lớn hơn như tổ chức tất niên của công ty, hội chợ triển lãm sản phẩm, khai trương, tổ chức hội thảo, hội nghị.
1.2 Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là các hoạt động liên quan đến thiết kế, triển khai đến kiểm soát sự kiện. Là một quá trình bao gồm các công việc:
- Lập kế hoạch rõ ràng cho chương trình
- Phân tích các yếu tố liên quan
- Chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết cho chương trình
- Xác định thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện
Với mục đích truyền tải được thông tin cần thiết đến khách hang và người tham gia sự kiện. Đem lại hiệu quả của việc tham gia sự kiện
2. Loại hình sự kiện phổ biến
- Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
- Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
- Các sự kiện hoạt động triển lãm, hội chợ thương mại
- Các sự kiện về giải trí
- Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
- Các lễ hội về liên hoan, Festival,…
- Các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
- các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
- Các buổi Hội thảo Bán hàng
- Các sự kiện về văn hoá, xã hội
- Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
- Các sự kiện liên quan tới marketing
- Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
- Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
Dù là loại hình tổ chức sự kiện nào đi nữa thì cũng mang chung mục đích là truyền tải thông tin đến người tham dự.
3. Vai trò của tổ chức sự kiện
Đóng vai trò là công cụ quan trọng cho hoạt động tiếp thị, quảng bá hình ảnh chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo.
- Sự kiện thành công sẽ đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp được nhiều người biết đến. Từ đó giúp tăng doanh số, lợi nhuận cũng tăng theo.
- Tổ chức sự kiện cũng là một công cụ duy trì các mối quan hệ, tạo niềm tin và uy tín đến khách hàng.
- Lợi ích của tổ chức sự kiện mang lại
- Xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
- Cải thiện hoặc thay đổi cái nhìn của công chúng về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
- Tận dụng hiệu ứng truyền thông để truyền đạt đến khách hàng mục tiêu.
4. Các Phương tiện truyền thông cho sự kiện
Ở thời đại của công nghệ 4.0 chúng ta có rất nhiều cách để tận dụng quảng bá hình ảnh của doanh đến mọi người. Một số cách phổ biến được áp dụng nhiều nhất hiện nay như:
- Đăng lên các báo giấy, banner, tờ rơi, poster,ấn phẩm …
- Đăng lên các trang báo điện tử, diễn đàn, email, website, …
- Đăng lên các trang mạng xã hội: Facebook, instagram, zalo, twitter,…
- Lên kế hoạch thực hiện rõ ràng và cụ thể để dự trù chi phí
5. Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện
- Đầu tiên cần khảo sát lựa chọn địa điểm phù hợp nhất. Lựa chọn không gian tùy thuộc vào hình thức sự kiện nào?
- Thứ hai cần quản lý chi phí, ngân sách một cách chi tiết. Nguồn kinh phí dự phòng cho những trường hợp có phát sinh khác.
- Thứ ba phối hợp, lên kế hoạch cộng tác với các tổ chức liên quan khác. Để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp.
- Thứ tư là về thời gian diễn ra sự kiện.
- Thứ năm là về chủ đề chính của sự kiện phối hợp thực phẩm và đồ uống, trang trí, giải trí để chương trình được lôi cuốn.
- Thứ sáu là về cách thức tổ chức sự kiện sao cho thân thiện với môi trường. Không gây ảnh hưởng đến xung quanh.
- Cuối cùng là đề phòng hao hụt ngân sách, đánh giá rủi ro có thể xảy ra.
6. Quy trình chung của tổ chức sự kiện
6.1 Giai đoạn đầu của sự kiện
- Chúng ta cần nắm rõ chi tiết về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu trong sự kiện
- Tiến hành lập kế hoạch chi tiết cho trương trình sự kiện
- Lựa chọn địa điểm, thời gian,…
- Lên số lượng khách mời, gửi thư mời có thông điệp hiệu quả
- Dự trù kinh phí cho tình huống ngoài kế hoạch xảy ra
- Lập kế hoạch quảng bá, xúc tiếp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu
6.2 Giai đoạn trong sự kiện
- Đón tiếp khách mời
- Giới thiệu các chương trình chính trong sự kiện
- Vào tiệc ăn uống kèm theo các chương trình giải trí
- Quảng bá thông điệp đến khách mời, tổ chức thêm các hoạt động phụ trợ đem hiệu quả cho sự kiện
6.3 Giai đoạn sau sự kiện
Xúc tiến thúc đẩy quảng bá hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
Phân tích những điểm mạnh và điểm yếu trong quá trình diễn ra sự kiện.
Chỉ ra những sai sót xảy ra trong sự kiện để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Chi tiêu trong phạm vi ngân sách đã đề ra
7. Một số lưu ý góp phần cho một sự kiện thành công
Yếu tố nội dung trong thư mời là yếu tố đầu tiên cần ghi thông tin đầy đù, rõ ràng. Mang thông điệp cần truyền đến khách mời
- Trang bị thiết bị phòng cháy chữa cháy trong suốt quá trình diễn ra sự kiện Việc chuẩn bị trước là cần thiết, phòng tránh tai nạn rủi ro có thể xảy ra.
- Quản lý, sắp xếp tất cả các công việc một cách khoa học, rõ ràng.
- Đảm bảo sự kiện luôn diễn ra theo đúng kế hoạch và tiến độ đã lập.
- Nội dung chương trình lôi cuốn, có kèm theo giải trí tránh gây ra nhàm chán trong sự kiện.
8. Công ty sự kiện cần đáp ứng những yêu cầu sau
Tại sao chúng ta lựa chọn những công ty sự kiện chuyên nghiệp?
8.1 Về kỹ năng của đội ngũ nhân viên trong sự kiện
- Một đội ngũ nhân viên giỏi cần phải có kiến thức về sự kiện, có sự hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu. Hiều biết về khách hàng mục tiêu và có kiến thức về xã hội.
- Có kỹ năng cũng là một trong yếu tố cần thiết. Có kỹ năng về lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Và đặc biệt là có nhiều kinh nghiệm trong nghề sẽ luôn có những ý tưởng táo bạo ghi dấu ấn cho sự kiện.
- Có khả năng sáng tạo, quan sát và xử lý trong mọi tình huống.
- Có thái độ phục vụ nhiệt tình, không ngại khó khăn. Luôn luôn biết lắng nghe, tiếp thu ý kiến từ khách hàng, cấp trên. Có khả năng chịu áp lực trong công việc, áp lực từ nhiều phía.
8.2 Về cơ sở vật chất trang thiết bị sự kiện
- Là phần quan trọng không kém trong sự kiện là trang bị hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại, cao cấp. Những sản phẩm công nghệ như bộ đàm, microphone, máy chiếu, loa, camera,.. là những vật dụng không thể thiếu sẽ gốp phần tạo thêm bầu không khí, sẽ là linh hồn cho sự kiện. Bên cạnh đó về MC cho chương trình cũng là nhân tố quan trọng không kém cho sự kiện.
8.3 Về khả năng quản trị sự kiện
- Quản trị nói chung được hiểu là quản trị về nhân sự, về trang thiết bị và các mối quan hệ khách hàng. Khả năng kiểm soát rủi ro có thể sau ra.
- Luôn có phương án B cho tình huống có thể xảy ra. Vì thế bạn luôn phải có một kế hoạch dự trù và giữ liên lạc với khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu. Và quan trọng hơn là đảm bảo cho sự kiện được diễn ra một cách thành công, tốt đẹp.
Doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện xin vui lòng liên hệ thông tin dưới đây
Công ty TNHH Thương Mại Đầu Tư Đan Nam
Website: http://dannamadv.vn - Hotline: 0913 998 248 - 028.66519.379
Địa chỉ: 59/8/18 Hồ Văn Long, Bình Hưng Hòa B, Bình Tân, TPHCM
Dịch vụ chính: Quảng cáo trên xe bus -taxi, quảng cáo xe grab — ô tô cá nhân, TVC-Phim tự giới , Thiết kế-in ấn, Even -radio, Quảng cáo trên truyền hình, Quảng cáo xe tải-thi công dán decal xe tải
